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  • 贫困山区县档案数字化的思考与对策

  • 来源:   编辑人:王兴彬   编辑日期:2010-08-19 浏览次数:
  • 全市档案信息化建设“十二五”规划明确要求,各区县在2015年必须建成数字档案馆。这对贫困山区县来说,是一大难题。笔者带着这个问题进行深入调研,分析研究。现提出以下建议,供参考。

    一、数字化档案馆的概念及特点。档案数字化是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中,以计算机存储档案信息。数字档案馆,是以二进制编码的数字方式存储、处理馆藏信息,以计算机为管理手段,以网络传递为利用方式的一种新型档案馆。其特点是:⑴档案馆管理自动化;⑵馆藏档案信息数字化;⑶档案信息组织标准化;⑷档案信息存储海量化;⑸档案信息传递网络化;⑹生存空间虚拟化;⑺档案信息服务社会化。

    二、贫困山区县档案数字化的三大制约因素。一是知识结构的局限,对档案数字化工作极不重视。随着经济的快速发展和社会实践的不断深入,新的知识特别是计算机及网络技术方面的知识,真正懂的人不是很多。调查表明,很多人根本不知道数字化这个概念,更不了解为什么要数字化?数字化有什么作用?这在很大程度上,严重地制约着档案数字化工作的发展。二是“贫困山区”的局限,计算机及网络技术专业人才奇缺。一方面,贫困山区县相对发达地区而言,经济发展落后,环境条件差,交通不便,专业人才不愿来,真所谓“良禽择木而栖”。另一方面,自身知识局限,认识滞后,缺乏引进专业人才的决心。地方优惠政策,在本地看来是够吸引人的,但相对发达地区来说,就没有“吸引”的优势了。三是资金短缺的局限,无暇顾及档案数字化。贫困山区县要发展,首先是把经济搞上去,这无可非议。但是,在发展经济的同时,又要兼顾社会事业的发展,档案属社会事业的范畴,也应享有“一杯羹”。这正如一个大家庭一样,家长对子女的爱,尽管有厚薄之分,但不得让其中的任何一个子女饿死。说句实在话,贫困山区县的领导们也真够难的。

    三、贫困山区县档案数字化的几点建议。就一个县而言,档案数字化工作量是很大的,主要包括两个部分:一是全县各立档单位未进馆档案数字化。二是县综合档案馆馆藏档案数字化。按上级主管部门要求,永久、长期保存的档案必须数字化。以云阳县为例,到2009年底,馆藏313180卷,未进馆档案约80000卷,共393180卷。永久、长期保存的档案约25万卷。再除去那些价值低,利用率低的档案约5万卷,剩下的20万卷都要进行数字化加工,按现行市价计算,大约要1200万元,这对贫困山区县来说可不是个小数。所以,一个县的档案数字化工作,不是一蹴而就的事情,也不是轻易能够办到的事情。必须投入一定的人力和财力,精心组织,分步实施,强力推进,才可望实现预定目标。具体说来,应抓好以下几项工作:

    (一)、认识紧迫性,增强责任感。市政府的要求是明确的,到时谁完不成,在全市“档案信息资源共享”网络上,谁就是空白。初步调查,目前,全市档案数字化工作发展很不平衡,主城区和部分大型企业基本上完成,各县的情况参差不齐,但大多离目标还很遥远,有的县才刚刚起步,这个情况让人担忧。贫苦山区县这项工作就更加滞后,县政府必须高度重视,千方百计想办法,添措施,力争按期完成。对于档案部门来说,档案数字化是一件史无前例的实实在在的大事,是利在当代,造福未来的好事。要端正态度,认清形势,抓住主要矛盾,要克难攻坚,全力推进;要有对历史负责,为现实服务,替未来着想的高度责任感,要奔走呼吁,要奋力争取。

    (二)、强化学习,加强领导。一是贫困山区县有关方面的领导,要加强计算机及网络技术等知识的学习,有句话说得好:“外行不能领导内行”,领导不懂,或者似懂非懂,认识无法到位,就谈不上重视,更无法抉择。当然,这里所说的学习,不是系统的学习,系统学习是专业人才的事情,但作为领导特别是分管领导,必须了解这方面的知识。这与商家经商一样,房地产老板不懂服装老板的业务,就不会轻易投资服装行业。若要投资,他就得重新学习服装经营业务方面的知识。二是县里要成立档案数字化工作领导小,纳入政府工作的议事日程,强化组织保证,确保顺利实施。

    (三)、建设队伍,打牢基础。世间一切事物,人最为宝贵。档案数字化工作,贫困山区县最缺乏的就是精通计算机及其网络技术方面的人才。解决这个问题的办法有两个:一是政府出面引进县外人才。贫困山区县从县外引进人才很难,因此,政府要给足政策,相关部门要大开绿灯。要敞开大门,不拘一格,唯才是举,目的是把真正的人才引进来。二是培养县内本地人才。人才管理部门要有规划,有方案,有目的地进行培养。一方面可以选送有基础的年轻人到大专院校去进行脱产学习,另一方面也可以利用县党校和职业学校进行培训。要建立一支计算机技术和网络技术都非常娴熟的专业人才队伍,以适应数字化工作和其他工作的需要。

    (四)、纳入规划,确保实施。县政府要把档案数字化工作作为一个建设项目,进行立项,统筹规划,分步实施。在建设期内,县里每年要安排一定的资金进行数字化扫描加工,安排多少,根据县财力的实际情况而定。具体操作可选择两种办法:一是馆藏档案数字化资金安排给档案局,由档案局负责组织实施;未进馆档案数字化资金安排给乡镇和县属部门,由乡镇和部门自己组织实施。二是实行全县统筹,档案数字化工作经费全部安排给档案局,由档案局全权负责,实行责权利的统一。总之,档案数字化扫描加工经费必须落实,否则,这项工作没法开展。

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